Scandinavian XPO - möjligheternas mötesanläggning

  • admin
  • Jul 6, 2021

Anna Bauer landade drömjobbet som vd på nystartade Scandinavian XPO. Med erfarenhet som affärsområdesansvarig för business-event och galor på Stockholm Live i drygt fem år och ytterligare flera års erfarenhet från eventbranschen, var hon som klippt och skuren för utmaningen.


– Att få bygga upp en verksamhet där vi erbjuder fantastiska mötes- och eventmöjligheter på 18 000 kvadratmeter yta känns fantastiskt roligt och inspirerande, säger hon.


Flygande start


Intresset för den nya mötesanläggningen, som är en del av Explore Arlandastad, var redan från första spadtaget stort. 240 hektar mark som på sikt kommer att erbjuda ett mångfacetterat område med unika möjligheter för företag och verksamheter att etablera sig och dessutom ett optimalt läge som granne med Sigtuna, precis intill Arlanda och mitt emellan Stockholm och Uppsala intill E4:an, gör Xplore Arlandastad verkligen svårslaget och unikt i sitt slag. Den 1 november 2020 stod Scandinavian XPO klart och redan 4 november hade de sin första stora bokning med en kund som skulle vara på plats i tre veckor framåt.


Men allt sattes på paus när pandemin gjorde sitt intåg.


– Det första jag gjorde var att gå till våra ägare och lägga upp en plan. Vi vill i första hand behålla våra goda relationer och bygga långsiktiga samarbeten med våra kunder. Så vi betalade tillbaka pengarna till kund eftersom det inte gick att genomföra eventet. Plötsligt stod vi på noll igen, berättar Anna.


Fick göra allting själva


Anna och hennes team var precis i rekryteringsprocessen och hade nyanställt ett antal personer som de nu fick släppa direkt. Kvar fanns Anna och två kollegor.


– Våra arbetsuppgifter blev plötsligt att multitaska. Designbyrån som skulle ordna med inredningen fick vi släppa och istället lösa inredningen själva. Ena dagen byggde jag studio för att i nästa stund ha ett viktigt möte med en stor kund, nästa dag strök jag dukar till konferensen som jag tvättat hemma under natten för att sedan spika upp en tavla. Mitt i allt har vi kunnat skratta åt eländet, vilket har betytt mycket. Vad kan man göra mer än sitt bästa, liksom?


För Anna finns inte alternativet att ge upp, det handlar om att jobba efter nya förutsättningar och tänka nytt. Som utbildad inredare och med en konstexamen i bagaget så hade hon kunskap om hur inredningen skulle genomföras.


– Vi började med att göra en moodboard och sätta oss in i våra gästers upplevelse när de landar på Arlanda. Vad kan vi ge dem som visar Sverige? Vi ville skapa en anläggning som representerar allt vackert som vårt land har att erbjuda, som norrsken och skogsmarker, berättar Anna.


Resultatet blev stilrent, vackert och inbjudande. Varje konferensrum har fått namn efter ett landskapsdjur, en egen väggfärg och unik bild som lyfter temat. Lobbyn är inredd med personlig känsla som på ett lyxhotell, långt från kala väggar och industrilokaler.


Hittat fungerande lösningar


När omvärldens förändrades i ett slag, tog Anna och hennes team fram lösningar som fungerade trots restriktioner. I Hall 3 har de byggt en digital studio där företag har kunnat ha digitala möten sedan januari. Under hela pandemin har anläggningen haft bokningar löpande, om än i mindre skala. Många har kombinerat sin konferens eller styrelsemöte med en omgång padel hos WE Arlandastad, en 1600 kvadratmeter stor träningsanläggning med fokus på padel och crossfit som ligger i direkt anslutning till Scandinavian XPO.


– Jag är tacksam att våra ägare Arlandastad Group har valt att satsa trots situationen och hela vägen stöttat oss. De tror stenhårt på konceptet och ser att vi på lång sikt kommer att bli den mest moderna, flexibla och unika mötesanläggningen i Sverige, säger Anna.


Både klimatsmart och tidseffektivt


Scandinavian XPO erbjuder en unik kombination av möjligheter, där de enorma hallarna skapar ytor för större event samtidigt som gästerna välkomnas i en varm, inbjudande miljö. Närheten till Arlanda gör att inflygande besökare med hjälp av den kostnadsfria shutteln kan vara på plats inom 30 minuter från att planet har landat.


– Många affärsresenärer jobbar under tiden de reser. Att då inte behöva sätta sig i en taxi efter man har landat, sparar både tid och miljö. Nu kan de istället bara ha med sig sitt handbagage och via flyg ta sig till mötet hos oss och hem, förklarar Anna.


För den som ändå vill stanna över natten, finns Quality Hotel Arlanda XPO som ligger i direkt anslutning till evenemangslokalerna. Hotellet erbjuder 421 nya hotellrum.


– Vid större arrangemang så kan gästerna gå direkt från eventhallen till sitt hotellrum utan att lämna byggnaden, då vi delar lobby. Vid större evenemang har vi en rullport som går att öppna upp till den gemensamma foajén, vilket ger en häftig känsla och ett bra flöde, berättar Anna.


Redo att ta emot mötes-boomen


Nu blickar Anna och hennes team framåt mot en ljus framtid.


– Även om det varit många tuffa beslut som behövt att tas så har pandemin gett oss en chans att verkligen trimma in anläggningen och finslipa på alla detaljer. Vi är en mötesanläggning med stabila ägare i ryggen och vi kommer att hitta samarbeten med både andra anläggningar, mötesbokare och mässarrangörer. Våra lokaler är unika och kan möta både arrangemang med flera tusen besökare likaväl som mindre grupper av personer. Nu står vi redo för den boom av möten som kommer att komma.


Hon passar på att skicka med en uppmaning till mötesbokare runt om i landet.


– Det finns ett uppdämt behov av att återigen få ses på andra sätt än digitalt. I takt med att restriktioner lättas kommer också möten att börja bokas på. Vi har redan nu många bokningar, allt ifrån ett femtiotal till tusentals deltagare, som planeras i höst. Vi ser dock en fara i att kunderna inte kommer hinna ställa om. Ringer de och vill boka ett evenemang om ett halvår, kan det vara svårt att få fram ett datum. Ett tips är att vara på tårna och se till att vara ute i god tid, råder hon.


 


FAKTA


Scandinavian XPO


Var: 30 minuters gratis transfer från terminalen på Arlanda, mitt emellan Stockholm och Uppsala.


Areal: Över 18 000 kvm mötesyta med kapacitet för 8 500 personer totalt


Evenemangslokaler: 3 större hallar


Konferenslokaler: Ett 15-tal konferensrum på 11-32 kvm samt två större rum.


Övriga ytor: Loungemiljöer, mötesrummet Skybox, hotell, restauranger, barer, caféer, träningscenter, läkarmottagning.